Organización Humana.
Las empresas con una organización formal, sustentada en la realidad tienen como resultados las metas propuestas. Para lograr estos propósitos se debe tener en cuenta procesos a través de los cuales se definen los objetivos, se comunica y se motiva. Dichos procesos son vitales en cualquier organización. Sin embargo, es preciso recalcar que dentro de la organización se encuentran también las interacciones que se producen entre las personas que laboran dentro de las compañías y quienes siguen los esquemas planteados para lograr los propósitos. Las empresas pueden seguir bajo parámetros de una organización de
acciones humanas o mecánicas. En muchas ocasiones las organizaciones se contemplan como una coordinación de acciones humanas, las cuales exclusivamente producen y brindan servicios. Es así como, las organizaciones aparecen como una máquina que produce y consume algo.
El modo en que los produce viene determinado por un sistema compuesto de técnicas semejantes a los usados en las máquinas donde no queda regido ni los motivos de las personas, ni las necesidades o las interacciones que están incluidas en las acciones de producción. Cuando estos procesos quieren ser alterados por procedimientos Las compañías, su entorno y relaciones constituyen el objeto de las direcciones y organizaciones concretas. La empresa, organización humana o técnicamente mejores, las personas en muchas ocasiones se resisten al cambio porque se encuentran bajo sistemas mecánicos. Por otro lado, las organizaciones que tratan de satisfacer las motivaciones actuales, es decir, las motivaciones que hoy por hoy sienten las personas que componen la organización permiten alcanzar la interacción dentro de las mismas formando así organismos. Claro, sin dejar los sistemas técnicos que componen las organizaciones, sino contemplar más allá de un sistema explícitamente enfocado en ciertos aspectos. Los sistemas que contemplan las organizaciones como si fueran una máquina, en comparación de un organismo que la contempla como una agrupación de individuos que se integran con la finalidad de satisfacer todo un conjunto de motivos.
La diferencia más radical es que las organizaciones basadas exclusivamente por los sistemas no
transcienden el plano de los objetivos, mientras que aquellas establecidas como organismos llegan al plano de los sujetos, en los que se refiere a sus motivaciones para cooperar con la organización. Los organismos tratan de analizar la coordinación de las acciones humanas no ciñéndose exclusivamente el lado objetivo de las acciones, sino también su lado subjetivo ya que las acciones de los componentes de la organización
afectan sus motivaciones. Una empresa que busca establecer relaciones institucionales entre sus trabajadores, no se limitará a brindarles una retribución adecuada y procurar que laboren de manera
confortable y agradable, sino que buscará enfrentarlos con problemas que aunque supongan esfuerzos,
conlleven a un perfeccionamiento de los integrantes. En muchos trabajadores que deben enfrentar esa clase de situaciones pueden concebir cierta incomodidad. Sin embargo, si comenzamos a analizar esta situación podemos determinar que tras concluir una acción difícil, el trabajador se siente orgullos muchas veces se busca la satisfacción actual y no se visualiza la futura. Estas situaciones ayudan a determinar las empresas como organizaciones humanas y no mecánicas porque se busca el perfeccionamiento evitando las limitaciones. Estas situaciones encierran motivaciones que serán reflejados en los valores institucionales.
La empresa debe ser percibida como una organización humana con la finalidad de tomar decisiones con criterios que rige planificación estratégica. Las compañías, su entorno y relaciones constituyen el objeto de las direcciones y organizaciones concretas. La empresa, organización humana o una empresa que busca establecer relaciones institucionales entre sus bajadores, no se limitará a brindarles una retribución adecuada y procurar que laboren de manera confortable y agradable, sino que buscará enfrentarlos con problemas que aunque supongan esfuerzos, con lleven a un perfeccionamiento de los integrantes. En muchas ocasiones, los trabajadores que deben enfrentar esa clase de situaciones pueden concebir cierta incomodidad. Sin embargo, si comenzamos a analizar esta situación podemos determinar que tras concluir una acción difícil, el trabajador se siente orgulloso de la misma. Pero muchas veces se busca la satisfacción actual y no se visualiza la futura. Estas situaciones ayudan a determinar las empresas como organizaciones humanas y no mecánicas porque se busca el perfeccionamiento evitando las limitaciones de los empleados. Estas situaciones encierran motivaciones que serán reflejados en los valores institucionales. La empresa debe ser percibida como una organización humana con la finalidad de tomar decisiones con criterios que rigen una planificación estratégica.
Eficacia y Eficiencia en la Organizaciones.
Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.
Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas
Eficacia:Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de producción.
Análisis de Conceptos.
La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias pírricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra ésta, que no se encuentra en el diccionario.
Errores de la Eficacia en las organizaciones.
Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia.
Adicional, Drucker señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son:
• No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.
• En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
• La controversia entre popularidad y eficacia directiva.
En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.
Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.
Eficiencia y Eficacia dentro de una organización.
A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:
Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.
Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.
Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio).
La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarán en muecas.
Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado va a desaparecer prolijamente.
Lo peor que puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. No tiene posibilidades de competir.
No es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora.
Sin duda una situación donde el Management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.
La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.
Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composición de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estén conformados por una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia a través de sus actitudes.
- Excelencia Organizacional en la teoría de la organización
La noción de Excelencia Organizacional surge como un ámbito conceptual y estratégico en las ciencias de la administración en la década de 1980, que se caracterizó por el impacto de tres nuevos modelos teóricos de la administración, estrechamente vinculados. El primero de ellos fue el "milagro japonés" y el énfasis en la calidad (desde Shigeru Kobayashi 1972 y William Ouchi 1982). El segundo, derivado en gran medida del anterior, fue el exitoso "best-seller' de Peters y Waterman (1984) sobre la excelencia de las organizaciones. El tercero se centra en las propuestas de los estudiosos de la cultura organizacional, como Eva Kras (1990).
En este contexto , de acuerdo con J.L. Pariente (1993), los intentos por establecer una teoría general de las organizaciones han ido convergiendo, poco a poco, en una visión a nivel macro de las organizaciones como entidades socioculturales en las que actúan los procesos administrativos.
La teoría de las organizaciones pretende, como cualquier teoría científica, establecer un cuerpo de conocimientos de validez universal . Universalidad que surge al depender la teoría, como todas las demás propuestas científicas, de un paradigma o marco de referencia, que en el caso de las organizaciones está conformado por las variables, tanto externas como internas de las organizaciones y su entorno, así como de sus interrelaciones. Propone, por tanto, la utilización de modelos consistentes con su circunstancia específica, de manera que se establezca una relación funcional entre las variables externas, la tecnología y la cultura, con las variables internas de la organización, ya sean estructurales o de procesos.
Sostiene Pariente que la teoría de las organizaciones se apega a los métodos empleados por las ciencias sociales y utiliza para la investigación, desde los estudios de casos, hasta los experimentos de campo ; y que los niveles de análisis recorren la organización desde el estrato más elevado, en donde se analizan las variables relacionadas con el medio externo, la cultura, la tecnología y la estructura, hasta los puntos de decisión y de conflictos internos, pasando por todas las etapas tradicionales del proceso administrativo; es decir , la fijación de objetivos, la planeación, la organización -en su acepción de. organizar-, la asignación de personal, la dotación de recursos, la dirección y el control.
A partir de estas consideraciones generales la Excelencia Organizacional se ubica como desarrollo enmarcado por los paradigmas de integración y los paradigmas culturales de la teoría de la organización.
Los paradigmas de integración comprenden los enfoques de sistemas, contingentes y de planeación estratégica, que introducen y dan gran importancia a las variables del entorno de la organización y al esquema insumo/proceso-producto, así como a los mecanismos de retroalimentación y de visión a largo plazo. Los paradigmas culturales son soportados por los nuevos esquemas de excelencia, calidad total y globalización de las organizaciones; contemplan a éstas como sistemas socio culturales interdependientes; centran los esfuerzos en la satisfacción del cliente y en la supervivencia de la organización.
Desde otra perspectiva, la que aporta ChileTech (2002), la Excelencia Organizacional surge y se desarrolla como una aspiración o requerimiento de desempeño de las organizaciones de negocios, que puede lograrse básicamente con empleo intensivo de las tecnología de la información (TI), que proporcionan factibilidad a una tendencia para maximizar el potencial de la generación de valor en las empresas. Al menos, sostiene ChileTech, así lo demuestran recientes estudios que confirman la tendencia de las empresas a seguir incrementando sus inversiones en TI.
Según ChileTech tres son los motivos fundamentales que alimentan esta tendencia. El primero de ellos se debe a loscambios en los modelos de negocios; el segundo al e-business, mientras que el tercero surge de los cambios en elperfil de adopción de tecnología en las empresas. Respecto de este último factor se plantea que la medición de Excelencia Organizacional puede lograrse empleando una metodología que permita organizar, analizar y comparar la información proporcionada por TI; y a partir del análisis es previsible las compañías logren mejorar sustancialmente la comprensión de las diversas problemáticas, entre ellas cómo comparar los gastos operativos con los de los competidores; el grado de satisfacción de los clientes internos (y externos) con los servicios o productos; la efectividad con que se están ejecutando los procesos clave y la capacidad de la organización para mejorar e innovar.
En este marco la metodología de medición de la Excelencia Organizacional deberá estructurarse alrededor de cuatro dimensiones alineadas con las componentes de un "Balanced Scorecard", donde se analiza: la dimensión financiera , satisfacción de los clientes, excelencia operacional y excelencia organizacional propiamente dicha.
En la dimensión financiera se estudiarían los costos operativos y los niveles de inversión, los que se dividen estructurándose de acuerdo a un formato que hace posible su comparación con benchmarks internacionales específicos de cada industria. En casos especiales y cuando la organización ya ha avanzado en el desarrollo de estetipo de ejercicio , se recomienda profundizar en aspectos puntuales a partir, por ejemplo, de la realización de estudios de benchmark especiales que pueden abarcar a varias empresas competidoras regionales. Estos estudios no sólo permitirían entender si la empresa está gastando más o menos que sus competidores en relación a sus ventas y otros parámetros relevantes, sino que posibilitan discernir en qué aspectos pueden estar acumulando una desventaja competitiva que luego puede ser crucial para su supervivencia o su capacidad de creación de valor.
Dentro del área de satisfacción de clientes, la información cualitativa permitiría tomar una u otra decisión. Esteestudio incluiría entrevistas en profundidad con los clientes clave de los departamentos de sistemas para determinar el alineamiento que existe entre sus necesidades estratégicas y la respuesta organizacional, el nivel y calidad de los servicios provistos y las capacidades de la organización de esta área. También, se realizarían encuestas internas en la empresa con el objetivo de determinar el grado de satisfacción de los mismos respecto a los servicios provistos.
Los aspectos de excelencia operacional estarían mayormente ligados al estudio de la forma en que la Tecnología de la Información está organizada para la prestación de servicios claves como, por ejemplo, el de help desk. También se analizarían dentro de esta área los procesos y las herramientas de control que se utilizan para el desarrollo de las operaciones.
Finalmente, en cuanto a la dimensión específica de excelencia organizacional, la metodología incluiría el análisis de la estructura organizacional y los procesos de gestión en comparación con las mejores prácticas, la identificación de competencias (técnicas y profesionales) críticas necesarias para ejecutar las estrategias del negocio, la definición de los niveles de proficiency requeridos para cada competencia, la determinación de la disponibilidad de competencias críticas y la evaluación de brechas entre las competencias existentes y las necesarias.
Racionalidad ética.
